Acil Durum Planı

VEGA PORTFÖY YÖNETİMİ ANONİM ŞİRKETİ
ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI

1. AMAÇ
   İşbu plan, Vega Portföy Yönetimi Anonim Şirketi’nin (“Şirket”) acil ve beklenmedik durumlarda olası kayıpları en aza indirmek amacıyla müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koymak ve iş akış prosedürlerini belirlemek için Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayımlanan III-55.1 Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği uyarınca yürürlüğe konulmuştur.

   İşbu plan genel olarak aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda oluşturulmuştur:
   (a) Müşteri hizmetlerinin sürekliliği;
   (b) Yasal yükümlülüklerin ve üçüncü kişilere karşı olan yükümlülüklerin zamanında ifa edilmesi;
   (c) İş akışlarının devamlılığının sağlanarak, acil ve beklenmedik durumların Şirket’in faaliyetleri üzerindeki etkisini azaltmak; ve
   (d) Beklenmedik durumlarda Şirket’in varlıklarını ve nakit akışını en iyi şekilde korumaya almak, bu durumlarda Şirket’in personeline, müşterilerine, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini belirlemek.

2. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM KAVRAMI
   Acil ve beklenmedik durum; doğal afetler (yangın, sel vs.), terör saldırıları, olağanüstü haller, savaşlar, Şirket’in bilgi işlem altyapısını ve sistemlerini çalışamaz hale getirecek girişimler, siber saldırılar, para piyasalarında ve sermaye piyasalarında meydana gelen olağanüstü haller ve bunlardan dolayı sermaye piyasalarında ve diğer ilgili piyasalarda işlem yapılmamasının mümkün olmaması, ödeme ve tahsilat sistemlerinin çalışmaması, personelin işin devamına engel olacak bölümünün iş görememesi ve fakat bunlar ile sınırlı olmaksızın, Şirket’in faaliyetlerini ve/veya çalışanlarının görevlerini yerine getirmelerini kısıtlayacak, engelleyecek veya tamamen imkansız hale getirecek, can ve mal güvenliği için tehdit oluşturan, hareket imkanını kısıtlayan ve/veya acil müdahale, tahliye, ilk yardım gerektiren durumlar ve her halükarda Şirket’in faaliyetlerini beklenmedik derecede etkileyebilecek durumları ifade etmektedir.
3. SORUMLULUK
   Şirket’in tüm personeli, işbu planda bahsi geçen düzenlemeleri ve Sermaye Piyasası Kurulu’nca ihdas edilen III-55.1 no’lu Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği’nde geçen hükümleri bilmek ve uygulamakla yükümlüdür. Yönetim Kurulu ve yetkili personeller, bu plan uyarınca sorumluluğu kendi uhdelerinde bırakılan görevlerin yerine getirilmesinden ve gerekli hazırlıkların önceden yapılmasından birinci derecede sorumludur.

   Şirket hizmet verdiği kişilere acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri hakkında bilgi vermekle yükümlüdür.

   Şirket’in tüm personeli bu planda açıklanan düzenlemelere uymakla yükümlüdür.

   Plan’ın Uygulanmasından Sorumlu Kişiler:

4. ACİL ve BEKLENMEDİK DURUM HALİNDE İŞ AKIŞ PROSEDÜRÜ
   (a) Mali tablolar ve mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve/veya elektronik ortamda 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi uyarınca saklanması;
   Şirket ile ilgili her türlü kayıt, kıymetli evrak ve elektronik ortamda saklanan bilgi, ilgili süreç sahipleri tarafından sınıflandırılır ve düzenli olarak gözden geçirilir. Bu sınıflandırma sonucunda değerli veri olarak belirlenen her türlü bilgi, mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrak basılı olarak saklanmaktadır. Söz konusu kayıt ve belgeler, Şirket’in merkez ofisinde yer alan arşivde saklanmaktadır. Kayıtların zarar görmesi ya da kayıtlara erişilememesi durumunda sistem üzerinden tekrar üretilebilmesi mümkündür.
   Ayrıca değerli veri olarak belirlenen tüm belgeler, elektronik ortamda da muhafaza edilmektedir.
   (b) Şirket faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerin beş yıl süre ile saklanması;
   Elektrik Kesintisi: Şehir elektrik şebekesinde meydana gelebilecek herhangi bir kesintiye karşı enerji ihtiyacını karşılamaya yönelik olarak Şirket bünyesinde kesintisiz güç kaynağı kullanılmakta olup, kaynak Şirket elektrik sistemiyle tamamen entegre şekilde çalışmaktadır.
   Ayrıca, elektrik kesintilerine yönelik jeneratör bulunmaktadır.
   Yangın olasılığını bertaraf etmek için Şirket içinde yangın detektörleri ve bu detektörlere bağlı alarm sistemi kullanılmaktadır. Yangın alarm sistemi bina alarm sistemi ile de entegre edilmiştir.
   Deprem, sabotaj, klima sorunları için bina yönetimiyle koordineli güvenlik tedbirleri alınmıştır.
   Şirket giriş çıkışlarını kontrol altına almak için Şirket girişinde bulunan kartlı geçiş sistemi kullanılmaktadır. Ayrıca CCTV kameralarla Şirket giriş çıkışları kayıt altına alınmaktadır.
   İnternet Erişimi: Şirket’in internet erişimi Türk Telekom, Turkcell Süperonline altyapısı üzerinden, fiber/optik çalışacak şekilde konfigüre edilmiştir.
   Finansal Yazılım Sistemi: Şirket portföy yönetimi temel uygulama yazılımı web tabanlı bir yazılımdır ve sürekli olarak bulut sistem üzerinde yedekli donanım üzerinde çalışmaktadır.
   Şirket veri yedekleme politikası dahilinde günlük yedekler alınmaktadır. Ek olarak bu donanımların erişim dışı kalması durumunda ikinci bir lokasyonda (GYH DC) replike edilerek çalıştırılabilir halde tutulmaktadır.
   Finansal veri sağlayıcı programlar: Bloomberg, Matriks, Euroline gibi finansal veri sağlayıcılar bulunmaktadır.
   (c) Mali ve bilgi iletişim alt yapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi; Operasyonel riskler değerlendirildiğinde, ilgili alt yapı sayesinde Şirket faaliyetlerini engelleyecek bir risk bulunmamaktadır.
   (d) Hizmet verilen kişilerle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması; Acil ve beklenmedik durum meydana geldiğinde görevli personel Şirket’in iletişim kanallarının işlerliğini inceler ve hangi iletişim kanallarının aktif hangilerinin pasif olduğunu tespit eder. Görevli personel, açık olan iletişim kanallarını ve mobil telefonları kullanarak müşterilerin Şirket’e hangi kanallarla ulaşabileceklerini bildirir. Tüm iletişim kanallarının pasif olması durumunda müşterilere mobil telefon vasıtasıyla ulaşılarak mevcut iletişim kanalları bildirilir. Şirket ve çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması hususunda, tüm kurum çalışanların ev ve cep telefonu numaraları tüm personelde bulunacaktır. Ayrıca, müşterilerin internet şifrelerini kullanmak suretiyle hesaplarının bulunduğu saklama kuruluşuna erişimleri ve hesapları ile ilgili güncel durumlarını anlık olarak izleme imkanı tesis edilmiştir.
   (e) Şirket ve personeliyle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması;
   Bu planın içeriği ve ekip üyelerinin rol ve sorumlulukları tüm Şirket çalışanları ile paylaşılmıştır. Olağanüstü bir durum yaşandığında bu planı uygulayacak yeterli sayıda ve bilgide personelin bulunacağı ve planı hayata geçirebileceği varsayılmaktadır. Acil ve Beklenmedik durum halinde, Genel Müdür ve/veya ilgili diğer personel, oluşan durum ile ilgili olarak şirket personeliyle iletişim sağlar.
   (f) Alternatif şirket merkezinin tespit edilmesi; Şirket merkezinin acil ve beklenmedik durumlar sonucu kullanılamaz hale gelmesi durumunda Şirket, yedeklenen kayıtlarıyla beraber yeni kiralayacağı ofisinde faaliyetlerine ivedi bir şekilde devam edecektir, yedeklenen kayıtlarla beraber doğrudan yeni adreste faaliyete başlanabileceği için ve herhangi bir üretim faaliyet bulunmadığından alternatif bir adrese ihtiyaç yoktur.
   (g) Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme; Müşteri varlıkları (para ve sermaye piyasası araçları) saklama kuruluşunda saklandığından acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşterilerin para ve sermaye piyasası araçlarının zayi olması söz konusu değildir. Ayrıca Şirket acil ve beklenmedik durumun müşterilerine etkilerinin asgari düzeyde olması için Şirket müşterilerinin ulaşabileceği telefon numaraları Şirket’in resmi internet sitesinde yayınlanacaktır veya alternatif kanallar yardımıyla müşterilere ulaştırılacaktır.
   (h) Kurul’un alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı; Acil ve Beklenmedik Durum’da, tüm işleyişi koordine ve takip etmek üzere ilgili personeller görevlendirilmiştir. Bu komitede, şirket üst yönetimi olarak Genel Müdür ve diğer ilgili görevliler yer alır. Üyelerin yokluğu halinde mevcut en üst düzey yöneticinin talimatlarına uyulacaktır.
   (i) Şirket’çe faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir aracı kuruma devri; Alınan tüm bu önlemler ve kurulan alt yapı sayesinde faaliyetlerimizin devamlılığı planlanmış ve test edilmiştir. Müşterilere ait varlıklar, Şirketimiz’den bağımsız olarak Saklama Kuruluşunda saklandığından, herhangi bir risk öngörülmemiştir. Yönetim Kurulunun, acil ve beklenmedik durum nedeniyle Şirket’in faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar alması durumunda, müşteriler bu durumdan haberdar edilir ve müşteri varlıklarının transferi için gerekli işlemler müşteri onayı ile gerçekleştirilir.

5. DIŞARIDAN ALINAN HİZMETLER
   Şirket, dışarıdan alınan hizmetlerin seçiminde kesintisiz hizmet sunumu için gerekli tedbirleri alır. Dışarıdan hizmet alınacakların acil durum ve eylem planı olmasına ve planları içerisinde hizmetlerin kesintiye uğramasına sebep olabilecek acil ve beklenmedik durumun gerçekleşmesi halinde hizmetin kesintiye uğramaması için etkin çözüm sunulmuş olmasına azami özen gösterilir.
   Ayrıca, dışarıdan hizmet alınan tarafından etkin bir çözüm yolu sunulmuş olsa bile Şirket, dışarıdan hizmet alımlarda ayrıca aynı hizmeti alabileceği alternatif bir kişiyi daha belirler. Bu durumda dışarıdan hizmet alınan kişi tarafından hizmetin kesintiye uğraması durumunda alternatif kişiden hizmet alınmaya devam edilerek kesintisizlik sağlanır.
6. YÜRÜRLÜK
   İşbu plan, Şirket Yönetim Kurulu’nun onayı ile yürürlüğe girer ve yıllık olarak Şirket’in faaliyetleri ile şube açılması veya kapanması şeklinde örgütlenme yapılarındaki değişiklikler de dikkate alınarak gözden geçirilir ve gerekli görülmesi halinde bu planda değişiklikler yapılır. Değişiklik halinde Sermaye Piyasası Kurulu’na bildirilir.